Кадровый ЭДО избавит от трат на бумагу

Сейчас бумага стала «золотой»: цены подскочили в 3-4 раза. Трудовые договоры, акты, приказы, заявления, расчетные листки и еще более 160 типов документов приходится печатать и подписывать ежедневно. Экономьте — переходите на кадровый ЭДО.

Почему СБИС
  • Легкая интеграция
    Кадровый ЭДО в СБИС стыкуется с любой учетной системой.
  • Электронное хранение в безопасности вечно
    Все документы хранятся в ЦОД СБИС или на ваших серверах вместе с подписями. Любой документ легко найти, не перебирая сотни карточек.
  • Выдача подписи прямо в СБИС
    За пару минут выпускайте электронные подписи для сотрудников: на флешку, телефон или в облако.
  • Весь документооборот в одном окне
    Кадровый и воинский учет, оцифровка всех документов, согласование и подписание ЛНА и инструкций, редактор печатных форм и наглядная настройка маршрутов, планирование отпусков и отгулов, отчеты о командировках и больничные из личного кабинета.
Поможем на старте и после внедрения

Пройдем с вами путь от подготовки локальных актов до обучения сотрудников. Будем на связи круглосуточно: персональный эксперт — для кадровых специалистов, видеоинструкции — для рядовых сотрудников.

Сколько стоит

Стоимость в год – от 15 000 руб.

Электронный кадровый документооборот — уже можно!

Закон разрешает 99% кадровых документов вести в электронном виде. В ноябре 2021 в Трудовой кодекс добавили новые статьи 22.1–22.3 и теперь работникам не обязательно подписывать ручкой трудовые договоры, заявления на увольнения, приказы о переводе, графики отпусков. Все можно оформить на компьютере или с телефона. В бумажной форме сохранили только 5 видов документов: приказ об увольнении, акт н-1 о несчастном случае, журналы инструктажей, бумажные трудовые и сведения о трудовой деятельности СТД-Р.

Что происходит сейчас

Мы получаем от поставщиков электронные счета-фактуры, заключаем договоры по электронной почте, отвечаем на запросы налоговой по электронным каналам связи. Когда-то нас подтолкнули к электронному документообороту и стало удобнее.

Кадры тоже переводят в цифру. Появились электронные больничные, электронные трудовые книжки. В 2020 Минтруд запустил эксперимент по кадровому электронному документообороту (КЭДО) для крупнейших работодателей, участники эксперимента год подписывали электронно любые кадровые документы. С января 2021 изменили Трудовой кодекс и разрешили электронные подписи не только для дистанционных работников, но и для удаленщиков.

В ноябре 2021 Трудовой кодекс дополнили статьями 22.1–22.3 «Электронный документооборот в сфере трудовых отношений».

Электронный документооборот с работниками — это тренд 2022 года. Можно подождать, когда нас всех обяжут вести кадры электронно. Или уже сейчас автоматизировать отнимающие время кадровые процессы. На стороне работодателя Трудовой кодекс и закон «Об электронной подписи».

«До пандемии самыми популярными кадровыми процессами для перевода в ЭДО были отпуска, командирование, учет рабочего времени. В 2020 году 7 из 10 компаний внедряли СБИС КЭДО с дистанционными сотрудниками. С ноября 2021 начался бум. Работодатели переводят на электронное подписание приемы на работу, ознакомление с ЛНА, привлечение к дисциплинарной ответственности», — рассказывает Ефимов Михаил, руководитель проекта Управление персоналом компании «Тензор».

Если кратко, то для перехода на цифру нужно:
  1. электронные подписи (ЭП) для работников;
  2. внутренние документы для легализации ЭДО;
  3. электронная система.

ЭП для работников. Какую выбрать

Электронные подписи бывают 3 видов. Простая электронная подпись — ПЭП, усиленная неквалифицированная подпись — НЭП, усиленная квалифицированная — КЭП. Их особенности регулирует закон 63-ФЗ «Об электронной подписи».

В Трудовом кодексе вы прочитаете еще про 2 разновидности электронных подписей: НЭП госключ и ПЭП госуслуги. Первая пока нигде не применяется. Вторая подойдет только тем, кто ведет КЭДО на портале «Работа России». Поэтому дальше про них не упоминаем.

Вид ЭП для сотрудников зависит от того, какую задачу вы решаете:
  • Избавляетесь от графика отпусков в Excel и автоматизируете процесс учета рабочего времени — тогда ПЭП хватит.
  • Будете знакомить с локальными нормативными актами, подписывать трудовые договоры или принимать дистанционных сотрудников — тогда это требование ч. 3 ст. 22.3 и ч. 1 ст. 312.3 ТК РФ выбирайте НЭП или КЭП

Хотите забыть о ручном вводе данных паспорта и заполнять трудовой договор по сканам документов, но подписывать документы пока будете на бумаге? Тогда просто подключите СБИС Управление персоналом и не выпускайте никакие подписи.

Для каких документов использовать ЭП

ПЭП НЭП/КЭП
Приказы на отпуска, командирование, расчетные листки, табель учета рабочего времени + +
Трудовой договор, ПВТР, должностные инструкции +

ПЭП и НЭП может выпустить Работодатель в своей информационной системе. Только для НЭП нужно еще докупить специальную программу.

КЭП выпускает Тензор или другой аккредитованный Минэкономсвязью удостоверяющий центр.

КЭП и НЭП выпускают каждый год, ПЭП действует бессрочно.

Как выпустить НЭП работнику

Специалист по кадрам при приеме на работу вместе с другими документами оформляет заявку на выпуск электронной подписи. Форма снабжена подробными пояснениями, чтобы исключить любую ошибку.

Сотрудник-владелец ЭП проверяет данные и на своем рабочем месте генерирует электронную подпись, при необходимости записывая ее на носитель.

Внутренние документы для легализации ЭДО

Работник на удаленке говорит, что не видел в электронке задачу и документы. Не знал, что в личном кабинете есть расчетный листок и график отпусков. А его флешку с ЭП забрал ребенок. Как доказать сотруднику, а потом и госорганам, что работодатель выполняет свои обязательства?

Зафиксируйте применение ЭДО внутренними документами фирмы.

  • Локальный акт о кадровом ЭДО (нужен для любой ЭП).
    Это может быть Положение о КЭДО или дополнения в коллективный договор, ПВТР. Опишите в нем, какие документы ведете электронно, какой вид подписи используете, как ее создаете, как визуализируете на электронных документах, как знакомите с документами работников.

  • Согласие и уведомление работников о введении КЭДО.

    Документы подписывают со всеми работниками, которые переведены на электронный обмен кадровыми документами, кроме дистанционных.

    С 1 января 2022 не нужно получать согласие у работников, не имеющих трудового стажа на 31.12.2021.

  • Соглашение с работниками по использованию ЭП (нужно для ПЭП и НЭП).

    Отразите в нем, как определяете лицо, подписывающее документ. Порядок использования ЭП, обязанности работника и работодателя сохранять конфиденциальность подписи.

Электронная система. Зачем нужна

По закону есть 2 вида электронных систем, в которых работодатель создает, подписывает и отправляет работнику электронные кадровые документы:

  1. государственный сайт «Работа России», или
  2. информационная система работодателя, как СБИС КЭДО.

Кадровыми документами можно обмениваться и на сайте «Работа России». Но контролировать ответы от 100 сотрудников уже не удобно. Плюс придется выгружать на государственный сайт кадровые документы по всем работникам. Поэтому дальше обсуждаем информсистему работодателя.

В собственной информационной системе работодателя СБИС работники без участия кадровика заполняют табель, узнают число неотгулянных дней отпуска, подают заявления. Программа напомнит кадровику, что пора подписать у работника приказ или взять объяснение. Кадровик без ручного ввода, по сканам документов оформит прием, увольнение, командировки. Все действия кадровика регламентированы. Поэтому 1 офис-менеджер или неквалифицированный кадровик сможет без ошибок вести 1000 работников.

ПВТР, новую редакцию должностной инструкции, график сменности, график отпусков СБИС разошлет сотрудникам, соберет с них подписи об ознакомлении и в 1 окне покажет кадровику результат: листок ознакомления с подписями работников.

Как переводить в ЭДО конкретные процессы

Прием, ознакомление с ЛНА

Процедура приема на работу самая трудозатратная. Большое количество документов и высокая плата за ошибки при приеме. Даже эту сложную процедуру можно оптимизировать и автоматизировать.

Трудовой договор, договор о материальной ответственности, ученический договор подписывают НЭП или КЭП. Это прямо разрешает Трудовой кодекс и для обычных работников, и для дистанционных, и для удаленщиков.

Приказ о приеме на работу с ноября 2021 не обязательный документ, поэтому его можно не оформлять вообще.

Чтобы заполнять все эти документы без ручного ввода, по сканам паспорта, просто используйте СБИС.

Как переводить в ЭДО документы по приему

Документ Какой ЭП хватит Требования ТК к оформлению документа
Заявление о приеме на работу Любая Нет требований

Перевод в ЭДО не запрещен с любой ЭП.

Для фирм и предпринимателей ТК не требует документ. Не оформляйте его вообще или подписывайте любой ЭП. Это подтверждает и Роструд на официальном портале Онлайнинспекция.рф. Ответ на вопрос № 109055 от 17.04.2019: «Законодательство не предусматривает обязанности писать заявление о приеме на работу. В трудовой книжке указывается приказ в качестве основания».

Но заявление обязательно для государственных и муниципальных служащих (ст. 26 закона 79-ФЗ от 27.07.2004 «О государственной гражданской службе РФ», ст. 16 закона 25-ФЗ от 02.03.2007 «О муниципальной службе в РФ»).

Трудовой договор, приложения и соглашения к нему НЭП/КЭП Вид ЭП по ст. 22.3 ТК РФ, письменный по 57, 67 ТК РФ,
Трудовой договор о дистанционной работе, приложения и соглашения к нему НЭП/КЭП Вид ЭП по ст. 312.3 ТК РФ
Приказ о приеме на работу Любая Ст. 68 ТК РФ
Личная карточка Т-2 Любая Нет требований с 01.09.2021

Отпуска и графики отпусков

Процедура оформления отпуска простая. Но отнимает много времени из-за того, что каждый работник ходит в отпуск несколько раз за год.

Сократить трудозатраты можно за счет оптимизации процесса. От каких-то документов избавиться, а что-то перевести в электронный вид.

Например, можно составлять график отпусков по собственной форме, а не по унифицированной № Т-7. В собственную форму включают раздел об ознакомлении сотрудников с графиком, чтобы не создавать отдельных уведомлений, или исключают информацию по использованию ежегодного отпуска, чтобы не тратить время на заполнение.

Как переводить в ЭДО документы по отпуску

Документ Какой ЭП хватит Требования ТК к оформлению документа
График отпусков Любая Под роспись по ст. 22, ч. 2 ст. 123 ТК РФ
Уведомление работника о начале отпуска (за 2 недели под роспись) Любая Под роспись по ч. 3 ст. 123 ТК РФ
Приказ о предоставлении отпуска Любая Нет требований
Заявление о предоставлении отпуска по графику Любая Нет требований
Заявление о предоставлении отпуска с последующим увольнением НЭП/КЭП Вид ЭП по ст. 22.3 ТК РФ, письменный по ст. 127 ТК РФ

Служебные командировки

Приказ о командировании, авансовый отчет и сообщение о праве отказаться от командировки работодатели оформляли электронно еще до нововведений в ТК РФ. Это было связано с тем, что по ТК документы письменные и требуются только при трудовом конфликте. Сейчас трудовое законодательство прямо разрешает переводить в электронный вид документы по командированию.

Как переводить в ЭДО документы по командированию

Документ Какой ЭП хватит Требования ТК к оформлению документа
Приказ — решение о направлении работника в командировку Любая Письменный по Постановлению Правительства 749 от 13.10.2008
Авансовый отчет Любая Письменный по Постановлению Правительства 749 от 13.10.2008
Согласие на направление в служебные командировки и сообщение о праве на отказ от них (для женщин с детьми до 3 лет) Любая Письменный по ст. 259 ТК РФ

Переводы и изменение условий труда

Трудовой кодекс требует, чтобы работник использовал НЭП или КЭП для подписания уведомления об изменении условий труда, согласия на перевод, соглашения к трудовому договору (ст. 22.3 ТК РФ). Это логично, поскольку такие документы часто становятся поводом для судебных разбирательств. Для остальных кадровых документов можно применять простую электронную подпись работника.

Как переводить документы в ЭДО

Документ Какой ЭП хватит Требования ТК к оформлению документа
Уведомление об изменении условий трудового договора (ознакомление) НЭП/КЭП Вид ЭП установлен ст. 22.3 ТК РФ
Заявление о переводе Любая Письменный по ст. 72.1 ТК РФ
Согласие на перевод НЭП/КЭП Вид ЭП установлен ст. 22.3 ТК РФ
Дополнительное соглашение на перевод НЭП/КЭП Вид ЭП установлен ст. 22.3 ТК РФ, письменный по ст. 72, 72.2 ТК РФ
Соглашение к трудовому договору дистанционного работника НЭП/КЭП Электронный по ст. 312.3 ТК РФ

Учет рабочего времени

Табели учета в электронном виде признает даже Роструд. ТК требует оформления документа, но не обязывает знакомить с ним работника. Поэтому можно использовать любую ЭП.

Графики сменности доводятся до сведения работников. Способ ознакомления ТК не установлен. Следовательно, можно информировать работников электронно. Но так, чтобы было подтверждение факта получения документа работником на случай проверки ГИТ, спора по увольнению за прогул. В СБИС все виды ЭП визуализированы, позволяют определить дату, время и ФИО подписанта. Поэтому можно использовать любую подпись.

Как переводить документы в ЭДО

Документ Какой ЭП хватит Требования ТК к оформлению документа
Табель учета рабочего времени Любая Письменный по ст. 91, 99 ТК РФ
График сменности Любая Письменный по ст. 103 ТК РФ

Зарплата и премии

Минтруд давно признает электронные расчетные листки (письмо от 21.02.2017 № 14-1/ООГ-1560, ответы на официальном портале Роструда № 120279 от 28.02.2020, 107235 от 01.03.2019). Только предусмотрите такой порядок извещения в ЛНА, ТД или колдоговоре.

На приказе о премировании ставят любую ЭП работника или не подписывают у него вообще, если это не приказ о поощрении по унифицированной форме Т-11, Т-11а. О размере премии работник узнает из расчетных листков, что соответствует ст. 136 ТК РФ.

Как переводить документы в ЭДО

Документ Какой ЭП хватит Требования ТК к оформлению документа
Расчетные листы Любая Письменный по ст. 136 ТК РФ
Приказ о применении дисциплинарного взыскания НЭП/КЭП Вид ЭП установлен ст. 22.3 ТК РФ, под роспись по ст. 193 ТК РФ

Увольнение

Заявление об увольнении, Приказ о прекращении ТД прямо разрешено подписывать НЭП и КЭП для работников на удаленке. А вот с офисными работниками Приказ об увольнении придется подписывать на бумаге, это прямое указание ст. 22.1 ТК РФ.

Как переводить документы в ЭДО

Документ Какой ЭП хватит Требования ТК к оформлению документа
Заявления об увольнении, отзыв заявления НЭП/КЭП Вид ЭП установлен ст. 22.3 ТК РФ, письменный по ст. 80 ТК РФ
Приказ об увольнении Запрещена Только бумажная форма по ст. 22.1 ТК РФ
Соглашение о расторжении ТД по соглашению сторон с дистанционным работником НЭП/КЭП Электронный по ст. 312.3 ТК РФ

Если решили перейти на кадровый ЭДО

Кадровые документы можно перевести в цифру уже сегодня. Главное правильно оформить это внутренними локальными актами. А технические вопросы поможет решить СБИС.

В СБИС Управление персоналом ведите графики отпусков, табели, электронные кадровые книжки и больничные. Без ручного ввода, по сканам паспорта заполняйте трудовые договоры. Выдавайте электронные подписи работникам прямо в своем отделе кадров через СБИС Корпоративный удостоверяющий центр.